Форма онлайн-запису. Що це і як створити.

Останнім часом все більш актуальним стають електронні черги і онлайн-запис на прийом або послугу. Це пов'язано з тим, що багато установ медичного характеру, сфери послуг, наприклад, автомийки, салони краси, сауни, кінотеатри, різні палаци культури, бронювання квитків в драмтеатри і концертні зали, не хочуть втратити клієнтів, якщо хтось не зміг додзвонитися, поки з одним клієнтом з'ясовували, чи вільно місце і в який час. Клієнту, який має свій розпорядок дня, планує час на отримання послуг, також простіше скористатися сервісом онлайн-запису і дізнатися вільні дату і час, і вчасно спланувати свій день.

Варто відзначити, що всім адміністраторам і керівникам сфери послуг, набагато зручніше контролювати робочий час співробітників, коли ведеться облік онлайн-записів в простому вигляді, наприклад, календаря, де всі години роботи відображаються в зручному вигляді. Вони можуть бачити який час зайнято або вільно. Також можуть просто налаштувати відведений час на надання послуги, будь-то записатися на масаж, який становить 30 хвилин або одну годину, або організувати бронь на квитки на певний час, забронювати сауну на 4 години, при цьому взяти передоплату, якщо налаштувати онлайн платежі в сервісі. Тобто буде точно знати, що клієнт скористається наданими послугами.

Керівники дрібного бізнесу мають можливість регулювати процес запису. Клієнти можуть скористатися послугами, не телефонуючи і не виходячи з дому, або з мобільного додатка, просто вибравши час в необхідний день і чітко знати, що його послуга буде надана в призначену годину.

Клієнти можуть зробити запис в будь-який час доби і незалежно від дня тижня, тобто їм не потрібно чекати коли буде робочий час, щоб зателефонувати і записатися. Вони відразу можуть вибрати правильну дату у формі онлайн-запису і побачити який час зайнято, а яке вільно. Після чого можна вибрати відповідний час, залишити свої контактні дані та забронювати за собою цей час.

Програма для запису клієнтів

Для того, щоб організувати онлайн-запис на свої послуги можна скористатися готовими онлайн сервісами, які надають всі готові інструменти.

Що необхідно враховувати при виборі сервісу для онлайн-запису?

  • Інтуїтивно зрозуміла настройка сервісу
  • Можливість зворотного зв'язку (e-mail повідомлення для клієнтів, sms повідомлення)
  • Своєчасно отримати повідомлення від клієнта про записи (по sms, на e-mail або в месенджер)
  • Тестовий період сервісу
  • Можливість підключити оплату до форми онлайн-запису
  • Інтеграція з CRM системами
  • Підключення різних систем аналітики
  • Вбудований конструктор веб-форм
  • Можливість збереження контактів, щоб при подальшому вході клієнтові, не потрібно було знову вводити свої дані
  • Можливість використовувати сервіс на своєму сайті у вигляді готового віджета онлайн-запису
  • Можливість використовувати сервіс онлайн-запису в соціальних мережах або за прямим посиланням, для тих, у кого не має свого сайту
  • Зовнішній вигляд віджету і його налаштування
  • Мобільна версія
  • Вартість підключення

Створення віджета онлайн-запису

Давайте розглянемо, як можна швидко створити онлайн-запис для сайту, використовуючи сервіс FormDesigner.ru. FormDesigner.ru - це багатофункціональний онлайн конструктор веб-форм, за допомогою якого легко можна створити свій віджет онлайн-запису для сайту і соціальних мереж.

Перше що потрібно зробити, це визначитися з тарифом та зареєструватися. Для створення форми онлайн-запису потрібен будь-який платний тарифний план. Потрібно звернути увагу на те, скільки заявок на місяць ви плануєте отримати через цей віджет. Також є тарифи з абонплатою і без. Можна купити тариф з певною кількістю заявок, наприклад, 50 заявок буде коштувати всього 7.5$. Або можна взяти тариф Basic за 5.45$ в місяць, який включає в себе вже 1000 заявок.

Після нескладної реєстрації ви потрапите в особистий кабінет конструктора.

личный кабинет конструктора форм

Тут необхідно натиснути на кнопку "Створити форму", після чого перед вами відкриється вікно, де потрібно ввести назву майбутньої форми:

Создание формы онлайн записи

Після того, як ввели назву форми необхідно натиснути на кнопку «Створити» і вас перенаправить на сторінку «Елементи»:

Добавление элементов в виджет онлайн записи

Тепер нам необхідно зібрати свою форму онлайн-запису з готових елементів, які виводяться зліва від робочої області. Тут важливо розуміти, що ви не обмежені якимись стандартними полями і можете зібрати будь-яку веб-форму, яка вам потрібна для онлайн-запису.

Давайте спробуємо створити форму онлайн-запису в автомийку. У автомийці є 3 бокси, де миють машини. Середній час мийки однієї машини становить 1 годину.

Для запису на мийку потрібно вибрати дату і час, а також залишити свої контактні дані. Давайте для цього додамо в форму відповідні елементи:

Добавление полей в форму онлайн записи

Всі поля я помітив обов'язковими для заповнення, щоб не можна було відправити форму з порожніми даними. Тепер давайте розглянемо більш детально настройки елементу форми "Дата".

Налаштування календаря для онлайн-запису

Для того, щоб користувачеві було простіше вибирати дату і час, і відразу бачити який час зайнято, а яке вільно потрібно в параметрах редагування у вікні "Дата" змінити відображення календаря, вибравши значення "Відображати прямо в формі", а не "В вигляді спливаючого вікна ":

Настройка календаря для онлайн записи

Далі в параметрах валідації потрібно включити такі опції:

  • Обов'язкове поле
  • Виводити час
  • Блокувати минуле

Параметры валидации

Налаштування блокування дат і часу

Так як на нашій автомийці є 3 бокси, то на одне і теж час можна записатися 3 рази, після чого, цей час має позначатися, як заблоковане і клієнт не міг його вибрати. Щоб це налаштувати, необхідно вибрати ще один параметр валідації "Включити блокування дат":

Настройка блокировки дат

Після чого нижче з'явиться ще 2 поля "Кількість активних блокувань на одне і теж час" і "Інтервал блокування в хвилинах".

Так як у нас 3 бокси в автомийці, то в поле "Кількість активних блокувань на один і теж час" потрібно вказати цифру 3, а в поле "Інтервал блокування в хвилинах" потрібно вказати тривалість виконання послуги в хвилинах. У нашому випадку в це поле потрібно записати цифру 60, саме стільки хвилин в середньому миється одна машина. Після того, як все налаштовано, не забуваємо натиснути на кнопку "Зберегти".

Налаштування зовнішнього вигляду форми онлайн-запису

Після того, як всі елементи додані в форму, можна переходити до налаштування зовнішнього вигляду нашої форми. Для цього потрібно відкрити вкладку "Тема оформлення":

Настройка темы оформления виджета онлайн записи

Тут ви можете побачити, як буде виглядати ваша форма. За замовчуванням виводиться стандартна тема оформлення. Щоб змінити тему оформлення потрібно натиснути на кнопку "Вибрати тему":

Выбор темы оформления

Після чого перед вами відкриються всі доступні теми оформлення. Ви можете вибрати будь-яку тему оформлення, яка вам більше сподобається. У будь-якій темі оформлення ви можете змінити фон, шрифт, колір, рамки, тінь і т.д. Про те, як це зробити, читайте в нашій базі знань тут.

Будь-яка тема оформлення адаптована під мобільні пристрої, тому у користувачів, які будуть заповнювати форму з мобільних пристроїв не виникне з цим проблем.

Мобільна версія віджету онлайн записи

Налаштування режиму роботи компанії

При необхідності ви можете налаштувати режим роботи своєї компанії. Можна налаштувати перерву і вихідні дні. Щоб в цей час ніхто не зміг залишити заявку. Щоб це зробити, перейдіть у вкладку "Статистика" в розділ "Календар":

Календарь для вывода заявок

Саме тут будуть виводитися всі онлайн заявки, які залишать ваші клієнти. Як приклад, давайте зробимо суботу та неділю вихідним днем. Для цього потрібно навести курсор миші на будь-який час суботи або неділі і натиснути на посилання "Додати", після чого перед вам відкриється таке вікно:

Настройка выходных дней

Тут ми вибираємо час блокування, частоту повторення і вказуємо що це неробочий час. Так як ми налаштовуємо вихідні дні на суботу і неділю, то відзначаємо час блокування "Весь день". В поле "Повторювати" вибираємо значення "Щотижня" і вибираємо дні повторення "Суббота" і "Воскресенье". Після чого натискаємо на кнопку "Зберегти" і ці дні відразу підсвічуються кольором, як неробочі дні:

Настройка графика работы

Таким же чином можна налаштувати час роботи і перерву. Давайте налаштуємо робочий час з 9.00 до 18.00, з перервою з 13.00 до 14.00. Виходить, нам потрібно заблокувати такі проміжки часу:

  • 00.00 до 08.59
  • 13.00 до 13.59
  • 18.00 до 23.59

І повторювати їх потрібно в робочі дні з понеділка по п'ятницю:

Настройка графика работы

В результаті графік роботи в календарі буде виводитися в такому вигляді:

Настройка графика работы

В принципі вже зараз форма онлайн записи на автомийку готова і ви можете розмістити її на своєму сайті або розмістити посилання на форму в соціальних мережах. Але дещо, ми ще не до кінця налаштували, а саме: e-mail і смс повідомлення.

Налаштування e-mail і sms повідомлень

Для того, щоб адміністратор не пропустив жодної заявки, ви можете налаштувати повідомлення по e-mail і sms. Для цього потрібно перейти в настройки форми в розділ "E-mail повідомлення" і "SMS повідомлення":

Настройка email уведомлений

Тут ви вказуєте e-mail адресу адміністратора (можна додати кілька), на який буде приходити повідомлення, а також можна налаштувати тему листа, ім'я та e-mail відправника, і шаблон листи. Детальніше про це читайте тут.

Аналогічним чином налаштовуються і sms повідомлення для адміністратора. Для цього потрібно відкрити розділ "SMS повідомлення":

Настройка SMS уведомлений

SMS повідомлення оплачуються окремо. Вам потрібно поповнити свій баланс на будь-яку суму, після чого вам стануть доступні ці параметри.

Тут ви також вказуєте номер телефону адміністратора (можна вказати кілька) і текст sms повідомлення. Більш докладно про sms повідомленнях читайте тут.

При необхідності ви можете налаштувати повідомлення і для користувача (автовідповідач), де можете автоматично відправляти клієнту смс, наприклад, з інформацією про те, що його заявка успішно прийнята. Про те, як налаштувати автовідповідач читайте тут.

Уведомления в telegram

Також ви можете налаштувати відправку повідомлень в свій telegram канал або групу. Для цього потрібно перейти у вкладку модулі і там підключити інтеграцію з telegram. Про те, як це зробити, читайте тут.

Підключення онлайн оплати

При необхідності, до форми онлайн-запису, ви можете підключити онлайн оплату. Для цього необхідно перейти у вкладку модулі та підключити модуль "Платіжний термінал":

Подключение онлайн оплаты в программе для записи клиентов

Підключивши модуль "Платіжний термінал", користувача, після відправки форми буде переадресовано на сайт платіжної системи, де зможе зробити онлайн оплату.

Про те, як підключити і налаштувати "Платіжний термінал" читайте тут.

Ось так просто ви можете створити свою форму онлайн-запису на прийом або якусь послугу, використовуючи конструктор веб-форм FormDesigner.ru.

Коментарі

Ми використовуємо файли cookie, щоб Вам було зручніше користуватися веб-сайтом. Використовуючи цю сторінку, ви погоджуєтеся з нашою політикою щодо файлів cookie.